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La facturación electrónica es un sistema que facilita el cobro y la facturación de forma rápida y digitalmente sin necesidad de utilizar papel. Minimiza el tiempo de trabajo utilizando herramientas como el internet para realizar la facturación entre la empresa y el consumidor final o entre empresas, es decir, para las transacciones B2C y B2B.
Para colocarlo en simples palabras, este tipo de facturación permite emitir un comprobante de pago por la compra-venta de algún producto o servicio. Es ideal para sustentar los gastos y costos de una empresa y se puede vincular directamente a la SUNAT para facilitar su funcionamiento y el trabajo de contabilidad.
Al implementar un comercio electrónico también tendrás que integrar la facturación electrónica para tener un proceso 100% automatizado, para lograr esto necesitas un plugin de facturación electrónica que sirva de puente entre tu plataforma e-commerce y tu proveedor de facturación electrónica, la mejor opción que hemos visto para lograr esto es utilizar los plugins de Nube Factura de acuerdo a la plataforma que uses, ya sea Woocommerce, Magento, Prestashop, Opencart. NubeFactura provee plugins que se integran con distintos proveedores de Facturación Electrónica de paises cómo: Perú, México, Costa Rica, Chile, Colombia, Argentina, etc.
Las transacciones entre compañías y compradores es una actividad que tiene años de existencia, no es nada nuevo y siempre se han buscado formas de simplificar estas operaciones. A pesar de ello, no muchas empresas toman la decisión de actualizar su sistema, ya sea por desconfianza en las nuevas herramientas o porque no conocen muy bien sus características.
En cuanto a su validez, es exactamente igual que la facturación tradicional. Tiene los mismos efectos tributarios para sustentar los gastos, costos y créditos fiscales. Sin embargo, en cuanto a sus características, gracias a un sistema electrónico para la facturación, podemos aprovechar algunas ventajas que se reflejarán al momento de utilizarlo en nuestro negocio.
Características de una facturación electrónica
Nos referimos a todo tipo de plataforma que utilice tu negocio para operar. Ya sea un E-Commerce u otro tipo de actividad, estos sistemas se desarrollan para que los contribuyentes gocen de autonomía y puedan omitir el ingresar al sitio web de la SUNAT para comenzar con los trámites pertinentes del caso. Ahora, solo necesitarás ingresar a tu misma plataforma para comenzar a facturar. Y, como mencionamos antes, posee la misma validez.
La información sobre la facturación de cada uno de nuestros clientes es agregada a nuestro sistema de facturación electrónica para que esté a nuestra disposición en cualquier momento del día, de manera rápida y efectiva sin necesidad de estar buscando entre documentos físicos que representa una gran pérdida de tiempo.
Cada una de las facturas emitidas desde este sistema electrónico son enviadas automáticamente hacia cada comprador utilizando la información almacenada en el programa. De esta manera, se realiza una operación transparente que brinda mayor confianza a nuestros clientes.
Posee un número de serie alfanumérico que consta de cuatro dígitos que comienzan con la letra F. Para mayor orden, es una numeración correlativa que empieza desde el 1 y que no genera confusión con las facturas físicas ya emitidas por ser independientes a su numeración.
Partes involucradas en la facturación electrónica
Existen distintos tipos de rol dentro del mercado que son determinados de acuerdo a los requerimientos de los participantes y sus procesos. Entre ellos, tenemos los siguientes:
El emisor se encarga de preparar la factura, los datos que irán en ella y de ser enviada apropiadamente a las personas correspondientes. También se encarga de determinar los posibles métodos de pago y de monitorear el recibo que será archivado al final.
Es la persona o entidad que brinda los servicios de facturación electrónica y que está conectado con la SUNAT. Aquí es donde se realizarán las transacciones de forma transparente y cumpliendo con todos los requisitos de seguridad.
Es el organismo encargado de administrar los impuestos y recaudar los tributos de cada una de las empresas y personas en nuestro país.
Son nuestros clientes quienes hacen el requerimiento de la factura y que deben recibirla al momento de realizar la transacción. Esta será archivada por ellos para administrar sus procesos contables.
Beneficios de la facturación electrónica para una empresa
Si decidimos pasar todo nuestro proceso de facturación a un sistema digital, estaremos gozando de varios beneficios que nos facilitarán las labores.
Si contamos con un buen software de facturación electrónica, vamos a proyectar una mejor imagen ante los ojos de nuestros clientes. La impresión que entregaremos será la de una empresa seria, en la que se puede confiar y que brindamos un servicio de primera. Por ello, es recomendable tener un software que sea eficiente y se pueda adaptar a la plataforma que ya estemos utilizando.
Las facturas que se generan serán fáciles de administrar de acuerdo al tipo de factura que se esté emitiendo. Ya sea para una compañía específica o para una persona natural, el software debe tener esta capacidad que le dará flexibilidad a tu empresa al momento de hacer los movimientos contables.
Para las empresas que se dedican a la venta de bienes físicos, un sistema de facturación electrónica es totalmente necesario ya que un software de este tipo debe tener la capacidad de reconocer los productos libres de impuesto. Además, tienen que brindar las opciones de rastrear la transacción para contar con la documentación adecuada al momento de una auditoría.
Como resaltamos líneas arriba, este es un sistema que no requiere de papeles para funcionar. Esto se proyecta en mayor espacio libre en nuestro centro de trabajo. Ahora, podemos almacenar esta información de forma digital y ubicarla rápidamente gracias al buscador incluido en el software.
Con la facturación electrónica implementada en sus aplicaciones y ecommerce correctamente implementado podrá automatizar todo el ciclo de facturación al 100%
Es un sistema que está conectado a la nube también y que puede brindar un respaldo de toda la información que manejamos. La preocupación de perder alguna factura desaparece toalmente.
Podemos decir que a todos nos ha pasado que emitimos una factura y revisamos más de una vez que no existan errores minúsculos que puedan afectar a toda la transacción. Con una factura electrónica, la información se verifica en el instante y se puede observar y corregir los errores antes de ser emitidas
Tanto los procesos contables como los de logística serán mucho más ágiles gracias a la facturación electrónica. Las operaciones se realizan en menos tiempo y con mayor precisión.
Como todo software, debe garantizar la seguridad de la información almacenada. Es un entorno seguro y transparente para que cada transacción cumpla con todos los requisitos de acuerdo a ley.
La facturación electrónica es una de las herramientas tecnológicas que serán de gran utilidad para muchas empresas de distintos rubros y que también se pueden adaptar a los comercios electrónicos actuales cuyo crecimiento y tipo de transacciones necesitan de un sistema de este tipo para ser más ágiles y abarcar a la mayor cantidad de clientes posibles para incrementar ventas y brindar una experiencia de compra muy satisfactoria. Tan solo es cuestión de investigar bien sobre los beneficios que los distintos softwares en el mercado nos proporcionan para elegir el que más nos convenga.
